كل منشأة تصل إلينا تقريباً لديها الملف نفسه: جدول Excel اسمه «المخزون النهائي 3»، يعدّله ثلاثة أشخاص، ولا يثق به أحد تماماً. والانتقال إلى ERPNext لا يبدأ بتثبيت النظام، بل بفهم ذلك الملف.
المرحلة الأولى: جرد ما لديك
قبل أي إعداد، نجمع كل الجداول التي تُدار بها المنشأة فعلاً، لا التي يُفترض أنها تُدار بها. ونسأل عن كل ملف ثلاثة أسئلة:
- من يعدّله، وكم مرة؟
- ما الذي يُبنى عليه من قرارات؟
- ما الذي سيحدث لو اختفى غداً؟
الملف الذي لا يجيب أحد عن سؤاله الثالث لا ينتقل. يُؤرشف.
المرحلة الثانية: تنظيف البيانات قبل نقلها
نقل بيانات فوضوية إلى نظام جديد لا ينظّفها، بل يمنحها مظهراً رسمياً. نوحّد أسماء الأصناف، ونحذف العملاء المكرّرين، ونتفق على وحدات القياس. هذه أطول مرحلة، وأكثرها توفيراً للوقت لاحقاً.
المرحلة الثالثة: الإعداد على نسخة تجريبية
نُعدّ الشركة والفروع والمستودعات ودليل الحسابات على بيئة تجريبية، ثم نستورد عيّنة حقيقية من البيانات. ويجرّب الفريق دورة كاملة: أمر شراء، واستلام، وفاتورة، ودفعة.
المرحلة الرابعة: التدريب على العمل اليومي
لا ندرّب على «النظام»، بل على يوم الموظف: ما الذي يفعله أمين المستودع صباحاً، وما الذي يراجعه المحاسب آخر الشهر. التدريب الذي يبدأ بقائمة الوحدات يُنسى قبل أن ينتهي.
المرحلة الخامسة: يوم التحويل
نختار يوماً هادئاً، عادة بداية شهر، ونثبّت الأرصدة الافتتاحية، ثم نغلق الجداول القديمة للكتابة. الجدول الذي يبقى قابلاً للتعديل بعد التحويل سيبقى مستخدماً.
الانتقال الناجح لا يُقاس بيوم التشغيل، بل بالشهر الذي يليه: حين يسأل المدير عن رقم، فيأتيه من النظام لا من ملف.
